fbpx

Mint a logisztikai folyamat egyik központi részén, a beszerzésen nagyon sok múlik. Ő felel a vállalkozás működését biztosító fizikai és szellemi javakért, minden szükséges eszköz, anyag és szolgáltatás beszerzéséért. Támogatja a teljes logisztika pozitív teljesítményét, hatással van az innovációra, hiszen az új tételek beszerzése új lehetőségeket nyit a cég fejlődésében.

A beszerzésnek áttekinthetőnek kell lennie. Ki kell alakítani egy megfelelő stratégiát, ami a hatékony munkafolyamatokat segíti és ezt folyamatosan fejlesztenie kell. A piackutatástól kezdve, a beszállítók kiválasztásán át, egészen a pénzügyi tranzakció lebonyolításáig minden az ő hatáskörébe tartozik. Szüksége van az egyéni fejlődés lehetőségére, amivel alkalmazkodni tud a folyamatosan változó körülményekhez.

Minden esetben lényeges célokat kell elérnie. Állandó és alapvető szempont a költségek optimalizálása, csökkentése. Ehhez olyan jó beszállítókat, gyártókat kell elérnie, akik nem csak a jó árat, de a magas minőséget is tudják biztosítani. Fontos az is, hogy a készletszintet egy megfelelő egyensúlyban tartsa, emellett pedig kezeskedjen a termékek folyamatos áramlásáról. Mindig az adott lehetőségekhez képest a lehető legjobb megoldásra kell törekednie.

A beszerzés alap esetben cégen belül működik. Kedvező körülmények, szükséges feltételek és profi szakemberek megléte esetén, remekül tud funkcionálni. Ellenkező esetben lehetőség van ennek a kiszervezésére, ami jelentős módon segíti a vállalkozás működését. Erre nem úgy kell tekinteni, mint egy szükséges rosszra, hanem valóban megkönnyíti a munkafolyamatokat, költséghatékony és minden fontos hozzáértéssel, kapcsolattal rendelkezik.

Hogyan döntsük el, hogy melyik a legjobb alternatíva a cégünk számára? Mikor jó, ha házon belül oldjuk meg, és mikor forduljunk külső segítségért? Vajon más cégek hányadán állnak a beszállítóikkal?
Olvasson tovább és a cikkünkben mindenre választ kap!

Milyen előnyökkel/hátrányokkal jár a cégen belüli és a kiszervezett beszerzés?

Egy vállalkozás fejlődése során eljön az az időszak, amikor döntenie kell a beszerzés logisztikáját érintő kérdésekről. Ha eddig csak minimális infrastruktúrára és humánerőforrásra volt szükség a feladatok teljesítéséhez, de a növekedés most már komplexebb feltételeket igényel, akkor fontolóra kell venni, hogy ezt a területet cégen belül növelje vagy kiszervezze.
Ehhez mindkét esetben meg kell vizsgálni az előnyöket és a hátrányokat, és hogy ezek hogyan illenek bele a cég jövőbeni stratégiai céljaiba, melyik lenne a legjobb megoldás

  • Költséghatékonyság, ahol a szolgáltatás igénybevétele kiváltja a logisztika folyamatos fenntartási költségeit
  • Átfogó tapasztalat és naprakész jártasság a piaci ismeretek területén, hogy melyik beszállítóval érdemes kooperálni
  • Képzett szakemberek és kimagasló hozzáértés a munkafolyamatok során
  • Kiemelkedő tárgyalástechnika a kedvezőbb árak, az eredményesség és a jövedelmezőség érdekében
  • Befektetés nélkül fejlett digitalizációs technológia használata
  • Globalizált elérés speciális termékek beszerzéséhez vagy jobb beszállítói feltételek megtalálásához
  • Rugalmasság a hozzáállás tekintetében
  • Időmegtakarítás
  • A beszállítókkal és az ellátási lánc egyéb közvetetett szereplőivel való közvetlen kapcsolattartás hiánya
  • Minimális integráció a technológia és a belső rendszerek frissítésének elérésében
  • A munkafolyamatok során alacsonyabb lehet a szükséges reakció idő
  • Elvész az ellenőrzés hatálya a napi feladatok és személyzet fölött
  • A versenyképesség függ a szolgáltató cégtől
  • Folyamatos ellenőrzés és a közvetlen irányítás lehetősége
  • Függetlenség egy közvetítő szolgáltatótól
  • Azonnali reakció a felmerülő szükségletek esetében
  • Szorosabb együttműködés a cég különböző területei között
  • Meglévő erőforrás és megfelelő szakember megléte esetén költséghatékonyság
  • Szükséges feltételek hiánya mellett költséges megoldás
  • Erőforrások (raktár, eszközpark) beszerzése és fenntartása
  • Szakképezett munkavállalók alkalmazása vagy folyamatos képzése a hatékony munkavégzés szempontjából
  • Folyamatos kutatás és aktuális ismeret fenntartása a legjobb beszállítókkal kapcsolatban
  • Szükséges technológiai (hardver és szoftver) beruházás, folyamatos frissítés és a kellő hozzáértés megszerzése

Mikor érdemes vagy nem érdemes kiszervezni?

Egy évenkénti átfogó elemzés, vizsgálat során kiderülhet, hogy mi az, ami lehetővé teszi vagy akadályozhatja a beszerzés hatékonyságát és értékének megteremtését a cég életében. Ezen tulajdonságok megteremtéséhez érdemben hasznosítható tudás, megfelelően működő stratégia és erőforrás szükséges.

Ha ez megvan, akkor cégünkben ideális a helyzet a munkavégzésre, de ha a vállalat vezetője úgy ítéli meg, hogy ez hiányzik, akkor célszerű a beszerzés kiszervezése mellett dönteni. Szerencsére ez ma már elérhető és megfizethető lehetőséggé vált.

Függetlenül attól, hogy egy cég milyen nagysággal bír, a legmeghatározóbb szerepe a költségnek van. Ez befolyásolja leginkább, hogy milyen irányban tudunk vagy ajánlatos tovább haladni. Mérlegelve a jelenlegi helyzetet és a jövőbeli célkitűzéseket, egy hozzávetőleges számítást végezve összevethetjük, hogy a belső vagy a külső beszerzés a költséghatékonyabb, fenntarthatóbb. Amennyiben úgymond „ingyen” állnak rendelkezésre az erőforrások, mert családtag, ismerős által könnyen megoldott, akkor természetesen házon belül érdemes maradni.

A megfelelő szakemberek hiánya is okot adhat a kiszervezésre. A beszállítók utáni kutatás vagy egy árajánlatkérés talán még bárkinek menne. Azonban ahhoz, hogy jó kapcsolatokat kiépítsünk, sikeres ártárgyalásokat lefolytassunk vagy a kockázatokat mélyrehatóan kielemezzük, ehhez már nagyfokú tapasztalat és szakszerű készségek kellenek. Egy külsős partnernél ez a feltétel adott. Ha azonban a saját alkalmazottjainknak biztosítani tudjuk a megfelelő képzéseket, fejleszteni tudjuk készségeiket, vagyis egy rátermett szakemberré faragjuk őket, akkor nem kell külső segítségre támaszkodni.

A kiszervezés lehet a cégünk fejlődésének egyik fő mozgatórugója.

Túlterheltséggel, szétszórtsággal és kevés alkalmazottal nem tudunk eredményes munkát végezni. Ezt nagyobb cégen belül csakis külön beszerzési osztály feladataként lehet fókuszáltan és jól csinálni. Ellenkező esetben az ezzel járó teendőket egy harmadik félnek ajánlatos végeznie, ezáltal olyan projektekre, feladatokra tudunk összpontosítani, ami a vállalat növekedését segíti. Ezzel nem csak időt takarítunk meg, de gyorsítja a beszerzési folyamatokat is, ami szintén az előrehaladást támogatja.

Gyorsabban és egyszerűbben kivitelezhetőek a beszerzési munkák, ha ehhez korszerű technológiát, infrastruktúrát és digitalizált munkafolyamatokat alkalmazunk. A kiszervezést érdemes igénybe venni, ha egy szolgáltató cégnél ezek a feltételek megvannak. Hiszen annál gyorsabb a reakciókészség, annál gyorsabb a szolgáltatás teljesítése felénk is. Abban az esetben nem szükséges, ha mindezt a saját vállalkozásunk érdekében biztosítani tudjuk.

A beszerzést segítő eszközpark beruházása hosszú távon nem csak időben, de anyagilag is megtérül.

Fontos szempont a kiszervezés mellett a kiterjedt kapcsolatrendszer és a megfelelő összeköttetés. Ez olyan országos, nemzetközi vagy globális szintű beszerzési forrásokat tár elénk, ami gazdaságosabb vagy speciális igényeket kielégítő lehetőséget biztosít. Ha szélesebb perspektívában gondolkozunk, akkor mindenképp érdemes ezt górcső alá vetni, hiszen nem biztos, hogy ezt házon belül is sikerül elérni.

Hogyan válasszuk ki a megfelelő, beszállítót, beszerzést végző céget?

Ideális esetben egy hosszú távú, együttműködési modellen alapuló partneri kapcsolat kialakítása a cél. Akár házon belül történjen a beszerzés, akár kiszervezett legyen, a megbízható és korrekt beszállító vagy beszerző cég megtalálása egy fontos lépés. Mindkét esetben az vezérel egy vállalatot, hogy javuljon a piaci versenyképessége, optimalizálni tudja a költségeit és növelje a nyereségét. Egy jó partnerrel ezek a célkitűzések kölcsönösen, egymást segítve mindkét fél esetében meg tudnak valósulni. Ezért is olyan meghatározó, hogy megfelelő kommunikációval, a felmerülő problémák közös megoldásával és kölcsönös lojalitással gördülékenyen tudjanak együtt dolgozni. Milyen szempontok szerint találhatjuk meg az ideális partnerünket?

Nem a kor számít!

Nyilván minél régebb óta van a piacon egy cég, annál tapasztaltabb, annál több referenciája, beszerzési forrása és kialkudott árai vannak. Ez kétség kívül előnyt jelent, ha biztosra akarunk menni. De! Figyelembe kell venni azt az eshetőséget, hogy azért, mert a szakmában fiatal egy cég, még nem biztos, hogy elvetendő. Hiszen lehet, hogy pont ennek köszönhetően sokkal fejlettebb technológiával rendelkezik, sokkal rugalmasabb és szélesebb látóköre van, amit akár globális szinten is ki tud használni. Ha bizonytalanok vagyunk egy kezdő cég munkájával kapcsolatban, viszont szimpatikus a számunkra, akkor egy ún. próbamunkában megállapodva közvetlen tapasztalatot szerezhetünk róla.

Árban a legjobb!

Exkluzív környezetben minden Beszerzők Fóruma rendezvény.

99%-ban ez az elsődleges szempont, ami alapján választunk. Meg kell vizsgálnunk, hogy ár-érték arányban melyik a legoptimálisabb választás. Biztos, hogy a legdrágább a legjobb? Vagy tényleg igaz, hogy olcsón nem kapunk minőségi szolgáltatást? A legjobb megoldás az, ha pontosítjuk igényeinket, a potenciális cégektől árajánlatot kérünk be, ezt összevetjük a nyújtott szolgáltatásaikkal, majd összehasonlítjuk őket. Nem árt rákérdezni az esetleges kedvezményekre vagy felárakra, amelyek egy plusz döntési segítséget jelentenek.

Meggyőző referencia!

Vajon van-e tapasztalata abban, amit mi szeretnénk? Szerzett már be olyan speciális eszközöket, termékeket, amire nekünk szükségünk van? Egy cégtől mindig fontos referencia anyagot bekérni, még akkor is, ha a honlapján fent van, hiszen lehet, hogy sokkal részletesebb anyagot kapunk. Ez alapján már lehet egy előzetes elképzelésünk arról, hogy mit tud teljesíteni az adott cég, mire számíthatunk tőle.

Hitelesség, valódiság!

Szakmája prófétája lehet a Beszerzők Fórumán.

Mielőtt bármennyire lenyűgözne egy beszállító vagy beszerző cég, bizonyosodjunk meg róla, hogy valóban megbízható-e! Nézzünk utána a cégjegyzékben, hogy milyen pénzügyi és foglalkoztatási adatokkal rendelkezik, volt vagy van-e eljárás ellene.

Mindent időben!

A választás tekintetében ez egy elég erős befolyásoló tényező. Fontos, hogy egy beszállító vagy beszerző cég mikorra tudja teljesíteni a szolgáltatásait, mikorra tudja biztosítani egy adott tétel leszállítását, hiszen egy vállalatnak sokszor szinte azonnal szüksége van bizonyos termékre, eszközre. Ezért legyen bármennyire kecsegtető egy alacsony árajánlat, ha a szolgáltatás ideje lassú, az a mi tevékenységünket hátráltatja, a potenciális így cég kiesik a versenyből!

Minden feltétel adott?

Jó, ha tisztában vagyunk azzal, hogy pontosan milyen feltételekkel dolgozik az adott cég illetve milyen feltételeket tud biztosítani a szolgáltatás teljesítéséhez. Teljes körűen mindent ő biztosít vagy részben nekünk is rendelkezni bizonyos infrastruktúrával? Mi ezt meg tudjuk oldani, ez még belefér nekünk vagy ez gátló tényező a kiválasztásban?      
Mielőtt döntünk ezt a kérdést mindenképp érdemes megbeszélni a másik féllel, így nem veszünk zsákba macskát.

Hogyan vélekednek a hazai cégek a beszállítóikról?

Akár külső, akár belső úton történik, a sikeres beszerzés nagyrészt a jó beszállítók megtalálásától függ. A mindkét fél számára működőképes feltételek, a minőségi termékek biztosítása egy gyümölcsöző kapcsolat alapja lehet. Ez lényegesen befolyásolja egy cég optimális működését, főképp arról egy pozitív kép kialakulását a vevőkben, végfelhasználókban.

%

%

A megkérdezettek 83%-ának nagyon fontos, hogy a rendeléseiket minél gyorsabban, online tudják leadni a beszállító, gyártó felé.

A megkérdezettek 64%-a külföldi lehetőségek felé is nyitna, szívesen importálnának.

Egy 2019-es kutatás szerint, melyet a Kereskedelmi Marketing végzett, egy átfogó képet kaphatunk arról, hogy pontosan hogyan vélekednek a hazai kereskedelmi cégek a beszállítóikkal kapcsolatban. A felmérésben szereplő 577 megkérdezett cégvezető őszintén mondta el véleményét és az elvárásait.
A jelenlegi beszállítójával vagy gyártóval a válaszadók több, mint a fele van megelégedve, azonban eléggé nagy az igény egy magasabb szintű szolgáltatásra az áru mellé kapcsolva. Ez nem közvetlenül a cégek szükségletei, hanem a végfelhasználók támasztanak egyre komplexebb elvárásokat, amelyeket a cégek a beszállítóikkal együtt tudnak teljesíteni.

A cégvezetők válaszai alapján a vállalkozásoknak konkrét elvárásai vannak a beszállítóktól, gyártóktól.

Lényeges számukra:      

  • a megfelelő szakértelem          
  • a magasabb profit realizálása  
  • a határidők pontos betartása 
  • a termékek reklámjainak, marketingjének megerősítése           
  • a szakszerű kapcsolattartás, megfelelő kommunikáció
  • a termékek iránti kereslet növeltetése.

Ezek közül a legfontosabbnak tartották a termékek iránti nagyobb kereslet generálását, majd a határidők pontos betartását és a harmadik meghatározó igény a profit maximalizálása volt. Ebből le tudjuk vonni azt a következtetést, hogy a kimagasló szolgáltatás még mindig előrébb való, mint csupán az anyagi megtérülés. A kutatásból az is kiderült, hogy a cégeket több megrendelésre, vásárlásra a jobb feltételek biztosítása és a termékek iránti keresletgerjesztés ösztönözné.

Beszállítói partnert akkor váltanának, ha romlana a szolgáltatás minősége, kedvezőbb árakon tudnák megszerezni ugyanazt máshol vagy hiányozna a vevő gondozás. Ez jó eséllyel elkerülhető, ha egy jó kapcsolattartó mindezt megfelelően tudja kezelni.  

Szerző: Pataki-Magyar Gabriella

Biztosan van Önnek is egy szakmai kérdése, amit jó lenne a munkatársaival vagy szakértőkkel megvitatni.

Próbálja ki az ingyenes, virtuális fórumot ahol 24 órában tud beszélgetni szakmai témákról a munkatársaival vagy akár előadóinkkal.

  • Ingyenes használat
  • Expert előadóinkkal beszélgethet
  • Kapcsolatépítés munkatársaival

Kattintson ide és regisztráljon a virtuális Fórumba!

Tovább az eszköztárra